Почему при закупках через подотчетных лиц чека ККТ недостаточно для учета?

© hin255 / Фотобанк 123RF.com

Внесенные в декабре 2024 в Закон № 44-ФЗ поправки вызвали бурю эмоций у должностных лиц организаций бюджетной сферы. Обеспокоенность вызывает требование о соблюдении простой письменной формы договора при закупках, осуществляемых подотчетными лицами. Особенно с учетом того, что информация о малых закупках начиная с 1 июля 2026 года подлежит включению в реестр контрактов (Письмо Минфина России от 22 января 2025 г. № 24-06-09/4707).

Прямого запрета на осуществление закупок через подотчетных лиц для организаций бюджетной сферы не было и нет. Более того, на их допустимость указывает наличие в Приказе № 61н Заявки-обоснования закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521). Однако вопрос о том, какие документы должны быть оформлены в целях осуществления таких закупок, требует особого внимания, поскольку набор документов при таком способе заключения и исполнения контракта должен удовлетворять всем требования законодательства РФ. Иными словами, закупочные процедуры должны быть организованы таким образом, чтобы исключить все возможные претензии контролирующих органов.

Обоснование закупки

Процесс обоснования закупки предполагает оценку потребности в конкретных товарах, работах, услугах. Потребность не может быть абстрактной: если возникли какие-то непредвиденные обстоятельства, взаимосвязь планируемой закупки с целями и предметом деятельности учреждения должна быть очевидна, даже если источником оплаты будут средства от приносящей доход деятельности.

На этапе оценки возможности осуществления закупки через подотчетное лицо необходимо подтвердить возможность приобретения товаров, работ, услуг именно у единственного контрагента. Почему это важно? А потому, что основными целями Закона № 44-ФЗ, как и Закона № 223-ФЗ, является обеспечение эффективности использования средств и открытости закупочных процедур в том числе в целях соблюдения требований антимонопольного и антикоррупционного законодательства РФ. А "малые закупки" – исключение из общего правила, установленного Законами № 44-ФЗи 223-ФЗ, которое многие заказчики используют в качестве наиболее удобного / быстрого способа удовлетворения потребностей, забывая о том, что такие закупки значительно увеличивают риски коррупционных и других злоупотреблений.

Поэтому решение о закупке через подотчетное лицо будет соответствовать положениям антимонопольного и антикоррупционного законодательства РФ только при отсутствии иных вариантов удовлетворения потребности, что требует документального подтверждения / обоснования. Перечень ситуаций, в которых принципиально допускается закупка подотчетным лицом, а также перечень должностей, функционал которых предполагает осуществление подобных закупок, должны быть определены локальным актом учреждения – заказчика. Причем для возложения ответственности на должностных лиц, уполномоченных на закупки от имени учреждения, соответствующие положения должны быть включены и в должностные регламенты.

Таким образом, Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521), включена в Приказ № 61н в целях оформления нескольких процедур, необходимых в целях фиксации принятия решения об осуществлении закупки, а также подтверждения ее обоснованности. Причем не только в целях соблюдения требований Законов № 44-ФЗ и 223-ФЗ, но и в целях соблюдения всех требований законодательства. Таким образом, обеспечивается фиксация проведения внутренних контрольных процедур.

Перечень документов, подтверждающих заключение и исполнение контракта

Соблюдение простой письменной формы является для закупок в соответствии с Закона № 44-ФЗ обязательным. Однако внесение соответствующих уточнений в ч. 15 ст. 34 Закона № 44-ФЗ не означает, что учреждения-заказчики по Закону № 223-ФЗ могут игнорировать требование о соблюдении простой письменной формы договора, осуществляя закупки через подотчетных лиц. Дело в том, что возможность совершения сделки в устной форме в случае, если хотя бы одной из сторон такой сделки является юридическое лицо, гражданским законодательством не предусмотрена.

По мнению судебных инстанций, форма договора розничной купли-продажи подчиняется общим правилам, предусмотренным ст. 159 – 161 ГК РФ. Товарный (кассовый) чек, иные документы, подтверждающие оплату товара, не выступают в качестве специфической письменной формы сделки, поскольку не отвечают установленным требованиям п. 1 ст. 160, п. 2 и 3 ст. 434 ГК РФ. Указанные документы являются лишь одним из возможных письменных доказательств заключения договора и его условий (Апелляционное определение СК по гражданским делам Омского облсуда от 22.10.2014 по делу № 33-7030/2014). При этом заключенным такой договор считается в том случае, если реквизиты чека позволяют достоверно определить лицо, выразившее волю (письмо Минфина России от 22.01.2025 № 24-06-09/4707).

Положениями Закона № 54-ФЗ установлены требования к формированию кассовых чеков или БСО при осуществлении расчетов между организациями и / или ИП с использованием наличных денег и / или с предъявлением электронных средств платежа. Добросовестным поведение заказчика будет считаться в том случае, если уполномоченное на закупку лицо, предъявив продавцу доверенность, проинформирует его о том, что покупателем в рамках договора розничной торговли является юридическое лицо. В этом случае кассовый чек либо БСО будет сформирован с соблюдением требований, установленных положениями Закона № 54-ФЗ. Соответственно, в этом случае факт заключения договора от имени учреждения будет подтвержден.

В ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель учреждения, доверенность в целях подтверждения его полномочий продавцу не требуется. Однако предоставление информации о юридическом лице, необходимой для отражения ее в кассовом чеке / БСО, обязательно.

Заключение контракта является только одним из совокупности тех действий, которые осуществляют заказчики в целях удовлетворения потребности в товарах, работах, услугах. Договор розничной купли-продажи не является исключением из общего правила, а потому представителю заказчика необходимо не только подтвердить факт заключения договора, но и документально зафиксировать факт его исполнения.

Полномочиями на приемку приобретенных по договору розничной купли-продажи товаров необходимо наделить подотчетное лицо. Иной порядок приемки товаров, работ, услуг, установленный локальным актом учреждения, будет означать, что подотчетному лицу поручено только оплатить товары, работы, услуги, что по сути является авансированием. В этом случае контролирующие органы неизбежно предъявят претензии по вопросу несоблюдения учреждением ограничений размеров авансовых платежей.

Требование об оформлении Акта приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452) не распространяется на случаи осуществления таких закупок. Факт исполнения обязательств продавца перед покупателем может быть подтвержден кассовым чеком / БСО – наименование товаров, работ, услуг (если объем и список услуг возможно определить в момент оплаты), их количество, цена и стоимость являются обязательными реквизитами. Поскольку подотчетным лицом в целях корректного оформления кассового чека была предъявлена доверенность, продавец также заинтересован в оформлении документа, подтверждающего приемку товаров, работ, услуг. Дело в том, что Закон о защите прав потребителей и иные правовые акты, принятые в соответствии с ним, уже не применяются к отношениям сторон. Поэтому и сам продавец должен быть уверен в том, что покупатель претензий по количеству и качеству товара не имеет. Кроме того, даже при наличии в оформленном в соответствии с положениями Закона № 54-ФЗ кассовом чеке / БСО информации об НДС, непосредственно чек / БСО не будет основанием для принятия НДС к вычету. Таким образом, оформление УПД, Товарной накладной, акта об оказании услуг / выполнении работ в целях подтверждения факта приемки исключит все возможные претензии со стороны контролирующих органов.

Но даже в том случае, если потребность в закупке подотчетным лицом товаров, работ, услуг на нужды учреждения обоснована, есть еще один повод задуматься о целесообразности реализации такого решения. Этот повод – необходимость в проведении дополнительных контрольных процедур, которые будут проводиться не в целях предотвращения нарушений, как это предписано законодательством о закупках, а уже после того, как закупка завершена. Риски предъявления претензий со стороны контрольных и надзорных органов будут исключены только в том случае, если должностными лицами учреждения до утверждения Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) была проведена проверка достоверности информации, указанной в представленных подотчетным лицом документах, в частности:

• контрагент проверен на реальность осуществления им соответствующих видов деятельности (розничной торговли, оказания услуг, выполнения работ);
• исключен риск возникновения конфликта интересов;
• контрагент соответствует требованиям, установленным ч. 1 ст. 31 Закона № 44-ФЗ.